Política de Tratamiento de Datos

Políticas y Procedimientos en el Manejo y Protección de Datos Personales T4I S.A.S BIC

1.Identificación.

Nombre: T4I S.A.S BIC
NIT: 800.225.066-4
Domicilio: Bucaramanga
Dirección: Cra. 23 # 102 – 37 Provenza
Teléfono: 607697 1615 (+57) 3164257881
Correo electrónico: tratamientodedatos@technology4i.com

La empresa desarrolla actividades relacionadas con el desarrollo de software, prestación de servicios tecnológicos y servicios asociados, por lo que puede tratar información personal de clientes, potenciales clientes, empleados, aspirantes, proveedores, contratistas, usuarios y demás personas con las que mantenga una relación comercial, laboral, contractual o institucional.

2.Objetivo
La presente Política establece los criterios y lineamientos bajo los cuales T4I S.A.S BIC realiza el tratamiento de datos personales, así como los mecanismos para garantizar los derechos de sus titulares, de conformidad con la legislación colombiana aplicable.
La empresa reconoce la protección de los datos personales como parte de sus prácticas de seguridad y protección de la información, y establece medidas orientadas a preservar su confidencialidad, integridad y disponibilidad, de acuerdo con los riesgos y necesidades asociados a su tratamiento.
3.Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por la empresa, directamente o a través de terceros que actúen como encargados del tratamiento, independientemente del medio utilizado para su recolección, almacenamiento o procesamiento, incluyendo medios físicos y electrónicos.
Aplica a los procesos y actividades que involucren datos personales de empleados, clientes, proveedores, contratistas, aspirantes y demás titulares de información.
4.Marco Normativo.
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1074 de 2015 y demás normas que reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan las disposiciones relacionadas con la protección de datos personales.
Demás disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales y Habeas Data.
La empresa podrá actualizar esta política cuando se presenten cambios normativos que afecten el tratamiento de datos personales.

5.Definiciones.
Para efectos de la presente política, se acogerán las definiciones legales de los siguientes términos:

a)Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
b)Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
c)Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d)Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
e)Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.
f)Tratamiento de datos: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o supresión.
g)Titular de la información: sujeto del derecho de protección de datos personales. Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una base de datos.
h)Causahabiente: persona que ha sucedido o heredado a otra por motivo del fallecimiento de esta.
i)Dato público: dato calificado como tal según la ley o la constitución y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Se incluyen los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas y relativos al estado civil de las personas.
j)Datos sensibles: dato personal que afecta la intimidad del titular o puede llegar a causar discriminación en su contra, como los relativos al origen racial o el estado de salud.
k)Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o de cualquier tipo mediante el que el responsable informa al titular de los datos la existencia de unas políticas de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento de sus datos.
l)Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, rectificar y actualizar las informaciones que se tienen sobre ella en bancos de datos, bases de datos y archivos públicos y privados.
m)Datos indispensables: Datos cuyo tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de T4I S.A.S BIC o para el desarrollo de sus actividades naturales.
n)Empleado: Los empleados son individuos que ejecutan determinadas funciones laborales, para las cuales fueron contratados, a cambio de una remuneración.
o)Cliente: Un cliente es una persona o entidad que compra los bienes y servicios que ofrece una empresa.
p)Proveedor: Un proveedor es a aquella persona física o jurídica que suministra profesionalmente un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación.
q)Aspirante: Persona que ha obtenido derecho o que pretende un empleo, un cargo público o un título.

4.Derechos del titular de la información.

Los titulares de datos recogidos por T4I S.A.S BIC tienen derecho a:

a)Solicitar y conocer en cualquier momento los datos personales sobre sí mismos que se encuentran registrados en las bases de datos de la empresa.
b)Actualizar y corregir estos datos en caso de considerar que son erróneos, inexactos, parciales o viejos, entre otros.
c)Que sea solicitada su autorización para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en los que no es necesaria la autorización.
d)Solicitar prueba de la autorización otorgada a T4I S.A.S BIC para el tratamiento de datos, excepto en los casos en los que no es necesaria la autorización.
e)Ser informado por T4I S.A.S BIC del tratamiento que se están dando a sus datos, previa solicitud.
f)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2013 y a las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
g)Revocar las autorizaciones otorgadas y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías que tiene como titular. La revocatoria y/o supresión procederá según lo dispuesto en la ley 1581 de 2013.
h)Obtener una copia de esta política de protección de datos en cualquier momento y tantas veces como lo desee, previa solicitud.
i)Los demás derechos dispuestos en la constitución, la ley y los decretos reglamentarios

4.1     Datos de niños, niñas y adolescentes: 

En el caso de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, T4I S.A.S BIC podrá realizar el tratamiento de ellos siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales y se asegure el respeto al interés superior del niño, o cuando se trate de datos públicos. La autorización del representante legal de los menores se reglará por el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

4.2     Datos sensibles 

Los datos sensibles solamente serán objeto de tratamiento cuando se cumpla alguna de las condiciones para que pueda realizarse este. Estas condiciones son:

a)El Titular ha dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b)El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c)El Tratamiento se refiere a datos que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d)El Tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
e)En el caso del tratamiento de datos sensibles, el titular no está obligado a dar autorización para su tratamiento. T4I S.A.S BIC deberá informar al titular cuáles de sus datos son sensibles al momento de solicitarle autorización para hacerlos objeto de tratamiento.

4.3 Tratamientos de datos personales por grupos de interés 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, T4I S.A.S BIC establece el siguiente tratamiento de datos personales para cada uno de los grupos de interés con los que interactúa:

a)Empleados

La información personal de los empleados, incluyendo datos de identificación, contacto, laborales y de salud ocupacional, se recolecta y trata con la finalidad de gestionar la nómina, la seguridad social, el desarrollo profesional y brindar los beneficios que les corresponden. La empresa se compromete a:

Obtener la autorización expresa del empleado para el tratamiento de datos sensibles.
Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o alteración.
Limitar el acceso a la información a personal autorizado y con una necesidad legítima de conocerla.

b)Clientes:

Los datos personales de los clientes, tales como nombre, información de contacto, historial de compras y preferencias, se recopilan con el objetivo de brindar una atención personalizada, ofrecer productos y servicios relevantes, y mejorar su experiencia con la empresa. En el tratamiento de estos datos, T4I S.A.S BIC se compromete a:

Informar al cliente sobre la finalidad del tratamiento de sus datos y obtener su consentimiento.
Permitir al cliente el acceso, rectificación y supresión de sus datos.
Abstenerse de enviar comunicaciones comerciales no solicitadas.
Implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra cualquier violación a la confidencialidad.

c)Proveedores:
La información de los proveedores, incluyendo razón social, NIT, datos de contacto e información financiera, se utiliza para la gestión de compras, pagos, contratación y evaluación. T4I S.A.S BIC garantiza:

El tratamiento de los datos bajo los principios de legalidad, confidencialidad y seguridad.
El cumplimiento de las obligaciones legales en materia de contratación.
La protección de la información financiera que le confían.
Limitar el uso de los datos a las finalidades para las que fueron recolectados.

d)Aspirantes a empleados:
En los procesos de selección, se recopilan datos de los aspirantes como nombre, datos de contacto, hoja de vida y referencias personales. T4I S.A.S BIC asegura que:

La información se utiliza exclusivamente para fines de selección.
Se trata con confidencialidad y se protege de accesos no autorizados.
Se informa a los aspirantes sobre el tratamiento de sus datos y se obtiene su consentimiento.
Se conservan los datos solo durante el tiempo necesario para el proceso de selección.

5. Finalidad del tratamiento de los datos.

En los procesos de selección, se recopilan datos de los aspirantes como nombre, datos de contacto, hoja de vida y referencias personales. T4I S.A.S BIC asegura que:

a)Dar cumplimiento a la relación contractual existente entre el titular de los datos y T4I S.A.S BIC, incluido el cumplimiento de obligaciones laborales o crediticias, así como las relaciones contractuales con terceras personas.
b)Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes.
c)Informar al titular sobre noticias, eventos, novedades de la empresa, promociones de productos y servicios o avisos institucionales, entre otros, por vía telefónica, electrónica, postal o cualquier otro medio que T4I S.A.S BIC considere idóneo para el propósito.
d)Realizar estudios internos demográficos, estadísticos y sobre hábitos de consumo.
e)Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de T4I S.A.S BIC, especialmente en el caso de datos obtenidos mediante cámaras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad.
f)Publicar opiniones y recomendaciones en la página web institucional o en otros medios publicitarios.
g)Ser utilizados en el desarrollo de las funciones propias de la compañía según su objeto social, la consecución de las obligaciones emanadas de los contratos civiles y laborales y en especial las siguientes: 1. Realizar pagos de salarios a través de entidades Bancarias. 2. Realizar reporte y pagos de seguridad social.
h)Organizar, sistematizar y entregar la información exigida por las entidades estatales y de control tales como UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, Despachos judiciales y todas aquellas que por su función legal requieran información referente a la empresa y sus clientes o trabajadores.
i)Registro y control de las actividades realizadas por el trabajador, así como la verificación del cumplimiento de los reglamentos y lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo u otros afines.
j)Ser aportados como evidencia para la defensa de los intereses de la empresa ante entidades administrativas y despachos judiciales en donde la empresa o uno de sus clientes sea parte.
k)Transferir y/o Trasladar los contratos laborales, las hojas de vida y cualquier información recabada durante la relación laboral para que estas a su vez puedan suministrarla a los apoderados judiciales y legales con que cuente la firma para que pueda ser estudiada en su integralidad y/o aportada como prueba dentro cualquier proceso judicial, extrajudicial o administrativo en que sea necesario a juicio de los apoderados que se designen para el efecto. Lo anterior, aunque funja o no la empresa como parte en tales procesos judiciales y/o administrativos.
l)Realizar análisis y estudios de los contratos laborales, así como de la información y datos personales a partir de esta para el mejoramiento continuo de las políticas laborales de la empresa y el bienestar de sus trabajadores.
m)Transferir estos datos a terceros con quienes se haya firmado un convenio al respecto.
n)Comunicarse con el titular por medio telefónico, electrónico o cualquier otro.
o)Cualquier otro aspecto que la empresa considere conveniente o que se requiera para el cumplimiento de su objeto social.
p)Dar cumplimiento a sus obligaciones civiles, comerciales, laborales, tributarias, contables, contractuales y de cualquier otra índole.
q)Pueden agregar cualquier otro fin que la EMPRESA tenga al momento de tratar los datos.
r)Todos los demás necesarios para el cumplimiento del objeto social.

6. Modalidades de tratamiento

La información que se nos suministra puede ser objeto de recolección, estudio, organización, clasificación, divulgación, transferencia, almacenamiento, análisis y en general la utilización y tratamiento por parte de T4I S.A.S BIC directamente o a través de terceros.

7. Consentimiento

T4I S.A.S BIC, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, solamente podrá proceder con la recolección, almacenamiento, uso, transferencia,
circulación, supresión, divulgación o cualquier otra forma de tratamiento, si el titular así lo consiente mediante autorización libre, informada, previa y expresa.

7.1     Otorgamiento de la autorización 

La autorización del titular para el tratamiento de sus datos puede constar por medio físico, electrónico, o cualquier otro que pueda ser posteriormente consultado y consista en prueba de la autorización dada de manera escrita o verbal, o mediante conductas inequívocas del titular de los datos que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Algunos mecanismos mediante los que el titular puede manifestar su autorización son firmas, correos electrónicos y autorizaciones verbales, entre otras. También constituirán autorización los clics en botones de la página web en los que se manifieste expresamente que el titular está autorizando a T4I S.A.S BIC la recolección y/o tratamiento de sus datos personales; esos botones tendrán un enlace adyacente que conducirá a una copia virtual de esta política de protección de datos.

7.2     Prueba de la autorización 

T4I S.A.S BIC deberá conservar prueba de las autorizaciones dadas por los titulares para el tratamiento de sus datos. Si el titular solicita dichas pruebas, T4I S.A.S BIC está obligada a suministrárselas.

7.3     Casos en los que no es necesaria la autorización 

De acuerdo con la ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización cuando se trate de:

a)Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b)Datos públicos.
c)Casos de urgencia médica o sanitaria.
d)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e)Datos relacionados con el registro civil de las personas.

8. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es un documento en formato físico o electrónico que será puesto a disposición del titular o sus causahabientes. En este aviso de privacidad se informará al titular de la existencia de las políticas de protección de datos y la forma de acceder a las mismas. Este aviso incluirá, además, la identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de los datos, el tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos del titular y los mecanismos dispuestos para que le titular conozca la política de protección de datos y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

9. Encargado del tratamiento.

T4I S.A.S BIC, como responsable del tratamiento de los datos, podrá contratar a terceras personas para que se encarguen del procesamiento y tratamiento de los datos personales en su poder. En caso de suceder, estos terceros estarán obligados a respetar plenamente todos los derechos de los titulares para la protección de sus datos.

10. Dependencia responsable del tratamiento de datos

T4I S.A.S BIC ha designado como área responsable de la protección y tratamiento de datos al AREA ADMINISTRATIVA. Ante esta dependencia el titular podrá interponer consultas, quejas y peticiones por medio físico o por vía electrónica a la dirección tratamientodedatos@technology4i.com.

11. Consultas

Los titulares y sus causahabientes podrán formular consultas a T4I S.A.S BIC relativas a los datos del titular que reposen en las bases de datos institucionales a través de la AREA ADMINISTRATIVA mediante documento físico o por vía electrónica a la dirección: tratamientodedatos@technology4i.com.

Esta consulta será atendida en diez (10) días hábiles. En caso de no poder cumplir este término, AREA ADMINISTRATIVA informará al solicitante de los motivos de la demora y tendrá cinco (5) días hábiles más para responder la consulta.

12. Medidas de Protección de Datos Personales
    En cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, T4I SAS BIC implementa medidas técnicas, administrativas y físicas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, uso no autorizado, acceso no permitido, daño o alteración. Estas medidas incluyen:

12.1. Seguridad de la Información:
La protección de los datos personales es una prioridad. Por ello, se han implementado medidas para garantizar la seguridad y el adecuado manejo de la información.
En términos de seguridad física, se restringe el acceso a las instalaciones donde se almacenan datos personales, utilizando sistemas de control como vigilancia y permisos especiales. Los espacios designados para el almacenamiento de información están debidamente protegidos.
En cuanto a la seguridad tecnológica, se aplican programas de protección contra virus, accesos no autorizados y ciberataques. Además, se emplea encriptación para proteger los datos durante su transmisión y almacenamiento, junto con la realización de respaldos periódicos para evitar la pérdida de información.
El acceso a los datos personales está limitado al personal autorizado, según las funciones específicas que desempeñen. Cada acceso está controlado mediante credenciales únicas y políticas claras de privacidad.
Se llevan a cabo capacitaciones regulares para el personal, enfocadas en buenas prácticas para el manejo de datos y en el cumplimiento de las normativas aplicables. Esto asegura un conocimiento actualizado sobre la importancia de proteger la información.
Para la gestión de incidentes, existen procedimientos establecidos que permiten identificar, contener y resolver cualquier brecha en la seguridad de los datos personales. En caso de ser necesario, se notifica a las autoridades correspondientes y se toman las medidas adecuadas.
Finalmente, se realizan auditorías periódicas de los sistemas y políticas de protección para garantizar la mejora continua de las medidas implementadas. De esta manera, se asegura la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, cumpliendo con los estándares legales aplicables.

13. Reclamos

Si un titular o causahabiente considera que la información contenida en las bases de datos de T4I S.A.S BIC necesita corregirse, modificarse o actualizarse, o sienta que esta ha incumplido en todo o en parte esta política de protección de datos o las leyes con respecto al tema, o ha vulnerado alguno de sus derechos como titular de datos personales, podrá interponer un reclamo ante la AREA ADMINISTRATIVA en el cual manifieste la inconformidad e indique cómo se le están vulnerando sus derechos.
El reclamo tendrá que formularse mediante documento físico y presentarse en las instalaciones de dicha oficina. De haberse formulado en una dependencia de la empresa no competente para este propósito, esta tendrá dos (2) días hábiles para hacérselo llegar a la AREA ADMINISTRATIVA. Si el reclamo resulta incompleto, se le informará esto al usuario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del documento para que lo subsane en los próximos dos meses. De no hacerlo, se entenderá que el usuario desiste de su reclamo.
Desde el momento en el que el reclamo estuviere completo, se incluirá una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en el dato que corresponda de la base de datos y deberá ser resuelto dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que fue recibido. En caso de no poder cumplir este término, T4I S.A.S BIC informará al solicitante de los motivos de la demora y tendrá ocho (8) días hábiles más para responder el reclamo.

Una vez agotado este trámite y si el reclamante no estuviere de acuerdo con la respuesta del reclamo, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Supresión de datos o revocatoria de la autorización

El procedimiento para solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización será el mismo de los reclamos. Estos no procederán si el titular tiene el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En caso de solicitar la supresión de los datos al considerar que no se ha hecho un uso adecuado de estos, será necesaria la declaratoria de la Superintendencia de Industria y Comercio que certifique que el responsable ha dado un tratamiento inadecuado a estos.

15. Cambio de políticas

En caso de que T4I S.A.S BIC realice un cambio en esta política de protección de datos que implique una modificación sustancial de derechos, deberes, finalidades del tratamiento de datos o identificación del responsable, deberá comunicar estos cambios a los titulares antes o a más tardar al momento de implementar los cambios. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, T4I S.A.S BIC deberá obtener una nueva autorización del titular.

16. Vigencia de las bases de datos.

La información contenida en nuestras bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo por el que el tratamiento de esta es requerido, o el periodo de vigencia señalado por clausulas legales o contractuales.

17. Vigencia de esta política.

Esta política entra en vigencia el día 28 del mes Diciembre del año 2021 y reemplaza cualquier normativa interna existente sobre el mismo tema.